POLÍTICAS DE PROTECCIÓN DE DATOS

POLÍTICA DE PROTECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE
MAYORISTA DE MATERIALES S.A.S.

En cumplimiento de la Ley estatutaria 1581 de 2012 y Decretos Reglamentarios, por la cual se dictan disposiciones para tratamiento y protección de datos personales, MAYORISTA DE MATERIALES S.A.S., adopta la presente actualización No. 2 de la Política de Protección y Tratamiento de Datos Personales con el fin de dar cumplimiento a la regulación vigente y definir el marco para la atención de consultas y reclamos acerca del tratamiento de los datos de carácter personal que recoja y maneje, de conformidad con la Ley.

La Política de Protección y Tratamiento de Datos Personales de MAYORISTA DE MATERIALES S.A.S. se encuentra sujeta a posibles modificaciones, supresiones y adiciones con la finalidad de brindar la información completa y adecuada relacionada al manejo del tratamiento de datos personales en MAYORISTA DE MATERIALES S.A.S.

La presente Política de Protección y Tratamiento de Datos Personales en su versión No. 2 será aplicable a todas las bases de datos que por diferentes medios obtenga MAYORISTA DE MATERIALES S.A.S., en virtud del desarrollo de su objeto social y en cumplimiento de la normatividad especial del sector de la compra, venta, importación, exportación, distribución y comercialización de toda clase de materiales y productos para la construcción y en general, todas las operaciones, de cualquier naturaleza que ellas fueren, relacionadas con dicho objeto social, así como cualesquiera actividades similares, conexas o complementarias o que permitan facilitar o desarrollar el comercio o la industria de la sociedad.

1 Identificación del RESPONSABLE del tratamiento de la información:

NOMBRE SOCIAL: MAYORISTA DE MATERIALES S.A.S.

NIT: 900.159.362 – 1

Dirección: Carrera 50 No. 41 – 85

Domicilio: Medellín – Antioquia – Colombia

Teléfono: (604) 448 8284

Correo electrónico: protecciondedatospersonales@mayoristademateriales.com Sitio web: www.mayoristademateriales.com

Encargados del tratamiento:

De acuerdo con las CONSIDERACIONES CONSTITUCIONALES y LEGALES expresadas en la presente Política, se define como encargado a toda persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta de MAYORISTA DE MATERIALES S.A.S., entidad que con el fin de afianzar estrategias que permitan potenciar la interoperatividad de la empresa con otras empresas e instituciones sin ánimo de lucro, delegan en un tercero datos personales recolectados, almacenados, usados y circulados para finalidades específicas como es el almacenamiento de la página web, contando con cada ENCARGADO la vinculación mediante la suscripción de contrato o convenio específico para la actividad o labor a desempeñar, además del acuerdo de protección de datos personales; cuando la delegación a realizar es por mandato de ley como constituye la factura electrónica es facultativa la suscripción del acuerdo de protección de datos personales, en uno y otro caso, el acuerdo o contrato que tenga por objeto regular la protección del dato entre el RESPONSABLE y el ENCARGADO deberá tener como objetivo la

vinculación de la responsabilidad por ambas partes de dar cumplimiento a los términos dados en la presente política y la autorización otorgada por el titular de los datos.

Para conocer las entidades que actúan como ENCARGADOS para MAYORISTA DE MATERIALES S.A.S., podrán ser consultadas a través del siguiente enlace https://rnbd.sic.gov.co/sisi/consultaTitulares/consultas/, el cual remite a la página de consultas de la Superintendencia de Industria y Comercio, donde se podrá validar la información actualizada de las personas que actúan como encargados de la compañía, según el Registro Nacional de Bases de Datos.

2 Marco legal

Para los fines de protección y tratamiento de datos personales se identifican las normas especiales del sector que implican de forma directa o indirectamente realizar el tratamiento de datos personales, que deberá ser tenido en cuenta en la presente política como una obligación de ley. La normatividad es del rango nacional, departamental y norma técnica, así:

Constitución Política, artículo 15 y 20.
Ley 1266 de 2008 Estatutaria
Ley 1581 de 2012
Decretos Reglamentarios 1377 de 2013 y 886 de 2014
Circular 02 de 2015
Decreto Único N°1074 de 2015
Resolución N°76434 de 2012
Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010,
Sentencias C – 1011 de 2008, y C – 748 del 2011, de la Corte Constitucional ● Decreto 1115 de 29 junio de 2017
Decreto 255 de 2022
Guías de tratamiento de datos personales SIC – https://www.sic.gov.co/centro-de publicaciones?field_global_topic_tid=7037&field_anos_p_value=All

3 Definiciones

Para los efectos de una mejor comprensión de la presente Política de Protección y Tratamiento de Datos Personales conforme a la legislación vigente, se establecen los siguientes conceptos y definiciones legales:

Archivo. Conjunto de datos grabados como una sola unidad de almacenamiento, que contengan datos personales.
Autorización. Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales, el cual se obtienen al momento de la recolección del dato. c. Aviso de privacidad. Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. d. Base de Datos. Conjunto organizado de datos personales que sean objeto de tratamiento.

Dato personal. Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato público. Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Datos sensibles. Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
Empleado. Persona natural que se encuentra vinculada laboralmente con MAYORISTA DE MATERIALES S.A.S.
Encargado del Tratamiento. Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.
Habeas Data y Protección de Dato Personal. Derecho Constitucional Fundamental regulado en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia de 1991, el cual señala que “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en los bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución”. El Habeas Data y la Protección del Datos Personal, son Derechos Fundamentales de carácter inalienable e irrenunciable de toda persona y como tal debe respetársele, tutelándose la libertad, el derecho a la autodeterminación, a la honra y a la intimidad.
Niño, niña y adolescente. ARTÍCULO 3o. SUJETOS TITULARES DE DERECHOS. Para todos los efectos de esta ley son sujetos Titulares de derechos todas las personas menores de 18 años. Sin perjuicio de lo establecido en el artículo 34 del Código Civil, se entiende por niño o niña las personas entre los 0 y los 12 años, y por adolescente las personas entre 12 y 18 años. Toda persona, para efectos de la presente política de tratamiento de datos personales a toda persona que sea representante legal, entiéndase quien ejerce la patria potestad, custodia, curaduría y/o tutoría.
Proveedor. Toda persona natural o jurídica que suministre bienes o servicios que requiera MAYORISTA DE MATERIALES S.A.S., para su funcionamiento.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. n. Tratamiento. Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Transferencia. La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión. Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

Supresión. Se denomina así a la acción que el Titular de los datos personales solicita al responsable y/o encargado de los datos, en ejercicio del derecho que le asiste de libertad y finalidad frente a su información.
Responsable del Tratamiento. Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. s. Revocar. Se entiende que el Titular de la información puede ejercer la facultad de revocar la autorización dada para el tratamiento de datos personales por parte del responsable y/o encargado en cualquier tiempo, siempre y cuando no subsista un vínculo contractual pendiente que impida su eliminación de inmediato como así lo dispone la revocatoria.
Visitante. Toda persona que ingrese a las instalaciones y no cuenta con un vínculo laboral con MAYORISTA DE MATERIALES S.A.S.
Cliente. Persona natural o jurídica que accede vía adquisición a los productos y/o servicios de MAYORISTA DE MATERIALES S.A.S.

Las definiciones incluidas en este documento tienen fundamento en la normatividad vigente en Colombia que regula la protección de datos personales de las personas naturales frente al tratamiento y circulación de estos.

4 Principios:

Principios generales que se acogen

de la normatividad vigente en Colombia para garantizar la protección de los datos personales por medio de recolección física o digital de MAYORISTA DE MATERIALES S.A.S., en el desarrollo de su objeto social:

Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos. El tratamiento de datos es una actividad reglada, la cual deberá estar sujeta a las disposiciones legales vigentes y aplicables que rigen el tema.
Principio de finalidad. La actividad del tratamiento de datos personales que se realice en MAYORISTA DE MATERIALES S.A.S., o a la cual tuviere acceso, obedecerán a una finalidad legítima en consonancia con la Constitución Política de Colombia, la cual deberá ser informada al respectivo Titular de los datos personales.
Principio de libertad. El tratamiento de los datos personales sólo puede realizarse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial que releve el consentimiento.
Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Principio de transparencia. El tratamiento de datos personales por MAYORISTA DE MATERIALES S.A.S., debe garantizar al Titular su derecho de obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su interés o Titularidad.
Principio de acceso y circulación restringida. El tratamiento de datos personales se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de éstos, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En consecuencia, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán

estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley. Para estos propósitos de protección de los datos personales, la obligación de MAYORISTA DE MATERIALES S.A.S., será de medio.

Principio de seguridad. La información sujeta a tratamiento por MAYORISTA DE MATERIALES S.A.S., se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de confidencialidad. Todas las personas, sean o no vinculadas, por contrato de trabajo a MAYORISTA DE MATERIALES S.A.S., que administren, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en bases de datos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, por lo que se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros, toda la información que llegaren a conocer en la ejecución y ejercicio de sus funciones; salvo cuando se trate de actividades autorizadas expresamente por la ley de protección de datos. Esta obligación persiste y se mantendrá inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

5 Autorización

Los Titulares de los datos personales suministrados a MAYORISTA DE MATERIALES S.A.S., por cualquier medio escrito, sea físico o digital, aceptan el tratamiento de estos y autorizan su uso de conformidad con los términos de esta política. Las autorizaciones serán administradas e inventariadas por MAYORISTA DE MATERIALES S.A.S.

La autorización de la recolección de DATOS SENSIBLES como datos biométricos se realiza por cada titular del dato mediante autorización, en la cual se expresa que su autorización para el tratamiento será de forma voluntaria, con una vigencia de conservación hasta la terminación de la relación con el titular del dato o en su defecto hasta el tiempo que se indique respecto de relaciones especiales reguladas por contratos, reglamentos o la ley.

Siendo la autorización el documento de prueba prevalente para el tratamiento de datos personales autorizados por el titular a favor de MAYORISTA DE MATERIALES S.A.S., estos se comprometen a usar la información del titular con autorización previa, expresa e informada a través de mecanismos y/o medios de recolección como son: documento físico o electrónico (mensaje de datos: Internet, correo electrónico, télex, telefax), sitio web, de forma verbal (presencial o telefónica), o mediante cualquier otro formato o instrumento que permita su conservación y posterior consulta, a fin de probar que sin el consentimiento del titular los datos nunca hubieran sido recolectados y almacenados en medios electrónicos o físicos.

5.1 Aviso de privacidad

El Aviso de privacidad se adopta, dando cumplimiento del artículo 2.2.2.25.3.2. y 2.2.2.25.3.3. del decreto 1074 de 2015 con el objetivo de regular la forma de dar aviso del tratamiento de la información por parte de los responsables y encargados del tratamiento de los datos personales, al Titular. Este Aviso debe darse por medio de un documento, sea este en formato físico, digital o cualquier otro formato conocido o por conocer, para indicarle al Titular del dato, sobre:

La identidad, domicilio y datos de contacto del responsable del tratamiento. b. El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad de este. c. Los derechos del Titular.
Los mecanismos generales dispuestos por el responsable para que el Titular conozca la política de tratamiento y protección de datos personales y los cambios sustanciales que se produzcan en ella. En todos los casos, debe informar al Titular cómo acceder o consultar la política de tratamiento de información.
El carácter facultativo de la respuesta relativa a preguntas sobre datos sensibles.

6 Casos en que no es necesaria la autorización

MAYORISTA DE MATERIALES S.A.S., no requerirán autorización previa del Titular para realizar cualquier Tratamiento de Datos Personales en los siguientes casos:

Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
Datos de naturaleza pública.
Casos de urgencia médica o sanitaria.
Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas

7 Bases de datos sometidas a protección y tratamiento:

MAYORISTA DE MATERIALES S.A.S., al momento de adoptar la política de protección de datos personales identificó la existencia de bases de datos y archivos contentivas de datos personales de su propiedad mismas que son tratadas en los términos de la Ley 1581 de 2012 y decretos reglamentarios.

Para la debida diligencia respecto de las bases de datos y archivo con contenido de datos personales, se identifican a continuación la denominación de las bases de datos, tipos de datos, duración, normatividad si se asocia y demás características que se expresan a continuación:

NOMBRE DE LA BASE DE DATOS Y DURACIÓN DE TRATAMIENTO

DATOS QUE CONTIENE Y TIPOLOGÍA

DENOMINACIÓN BASE DE DATOS:

No. 1. CLIENTES:

Se entiende como la a Base de Datos que se conforma mediante la recolección, almacenamiento, uso y circulación de los datos personales obtenidos al iniciar la relación

DATOS OBJETO DE TRATAMIENTO:

Nombre, tipo de documento, número identificación, dirección, teléfono, email.

contractual, previamente o durante la ejecución de la misma, esta base de datos tiene su uso principal en el software de la compañía para la realización de seguimiento a proyectos, pagos, correos electrónicos enviados, contactos, seguimiento a incidencias, reuniones, estrategias, productos y documentos adjuntos que se hayan enviado a los clientes.

DURACIÓN:

Los datos contenidos en esta base de datos son de duración indefinida o en su defecto hasta la eliminación que se indique mediante normatividad general y especial o hasta el momento en que sea requerida su eliminación por el titular de la información y ésta pueda ser eliminada en los casos contemplados en la Ley 1581 de 2012, artículo 8, 9 y 11.

Se entiende que en cualquier tiempo y momento puede ser requerida la eliminación por el titular de la información o por un tercero con facultad y representación para hacerlo como lo dispone la Ley 1581 de 2012, artículo 8, 9 y 11. Sin embargo la permanencia del dato en MAYORISTA DE MATERIALES S.A.S., que se encuentre regulado mediante normatividad general y especial en cuanto a la duración deberá dar cumplimiento a dicha permanencia.

Si se trata de persona jurídica, adicionales a los anteriores datos que apliquen se cuenta con sitio web, NIT y certificado de existencia y representación legal.

TIPOLOGÍA:

En esta base de datos se contienen datos públicos, sensibles y semiprivados.

MEDIO DE TRATAMIENTO:

Físico y Automatizado

DENOMINACIÓN BASE DE DATOS:

No. 2. PROVEEDORES:

Se entiende como la a Base de Datos que se conforma mediante la recolección, almacenamiento, uso y circulación de los datos personales obtenidos al iniciar la relación contractual, previamente o durante la ejecución de la misma, esta base de datos tiene su uso principal en el software de la compañía

DATOS OBJETO DE TRATAMIENTO: Nombres, tipo de identificación y número, dirección, teléfono, email, contacto-asesor, administradores o gerente, teléfono de este contacto, responsabilidades fiscales

Si se trata de persona jurídica, adicionales a los anteriores datos que apliquen se cuenta con sitio web,

para la realización de seguimiento a proyectos, pagos, correos electrónicos enviados, contactos, seguimiento a incidencias, reuniones, estrategias, productos y documentos adjuntos que se hayan enviado a los proveedores.

DURACIÓN:

industria y certificado de existencia y representación legal.

TIPOLOGÍA:

En esta base de datos se contienen datos públicos, privados y semiprivados.

MEDIO DE TRATAMIENTO:

Físico y Automatizado

DENOMINACIÓN BASE DE DATOS:

No. 3. EMPLEADOS:

Se entiende como Base de Datos que se conforma mediante la recolección, almacenamiento, uso y circulación de los datos personales contenidos en las hojas de vida entregadas por la persona que aspira a vincularse con MAYORISTA DE MATERIALES S.A.S., en calidad de personal vinculado para las diferentes áreas que componen la compañía.

DURACIÓN:

DATOS OBJETO DE TRATAMIENTO: Numero de documento, fecha de expedición del documento, nombres y apellidos completos, fecha de nacimiento, genero, RH, dirección, teléfono fijo y celular, correo electrónico, número de cuenta bancaria, entidad bancaria, EPS, AFP, ARL, títulos de formación, nombres completos núcleo familiar (su identificación, RH, fechas de nacimiento, constancias de estudio de los hijos en caso de tenerlos), estado civil, registro civil de matrimonio, Rut,

Se entiende que en cualquier tiempo y momento puede ser requerida la eliminación por el titular de la información o por un tercero con facultad y representación para hacerlo como lo dispone la Ley 1581 de 2012, artículo 8, 9 y 11. Sin embargo la permanencia del dato en MAYORISTA DE MATERIALES S.A.S., que se encuentre regulado mediante normatividad general y especial en cuanto a la duración deberá dar cumplimiento a dicha permanencia.

exámenes médicos de ingreso e historia clínica.

TIPOLOGÍA:

En esta base de datos se contienen datos públicos, privados, semiprivados y sensibles.

MEDIO DE TRATAMIENTO:

Físico y Automatizado.

DENOMINACIÓN BASE DE DATOS:

No. 4. SOCIOS:

Se entiende como Base de Datos que se conforma mediante la recolección, almacenamiento, uso y circulación de los datos personales de todos los socios de MAYORISTA DE MATERIALES S.A.S., tratamiento necesario para la comunicación, administración y dirección de la empresa.

DURACIÓN:

DATOS OBJETO DE TRATAMIENTO: Nombre, apellido, dirección, teléfono y correo electrónico, RH, fecha de expedición del documento de identidad, edad, datos de los hijos (tarjeta de identidad, fecha de nacimiento), cuenta bancaria y certificados tributarios.

TIPOLOGÍA:

En esta base de datos se contienen datos públicos, semiprivados y especial protección.

MEDIO DE TRATAMIENTO:

Físico

Se entiende que en cualquier tiempo y momento puede ser requerida la eliminación por el titular de la información o por un tercero con facultad y representación para hacerlo como lo dispone la Ley 1581 de 2012, artículo 8, 9 y 11. Sin embargo la permanencia del dato en MAYORISTA DE MATERIALES S.A.S., que se encuentre regulado mediante normatividad general y especial en cuanto a la duración deberá dar cumplimiento a dicha permanencia.

DENOMINACIÓN BASE DE DATOS:

No. 5. CONTABILIDAD:

Se entiende como Base de Datos que se conforma mediante la recolección, almacenamiento, uso y circulación de los datos personales de todos los titulares que se vinculen a la contabilidad de la MAYORISTA DE MATERIALES S.A.S., tratamiento necesario para administración y dirección de la empresa.

DURACIÓN:

Se entiende que en cualquier tiempo y momento puede ser requerida la eliminación por el titular de la información o por un tercero con facultad y representación para hacerlo como lo dispone la Ley 1581 de 2012, artículo 8, 9 y 11. Sin embargo la permanencia del dato en MAYORISTA DE MATERIALES S.A.S., que se encuentre regulado mediante normatividad general y especial en cuanto a la duración deberá dar cumplimiento a dicha permanencia.

DATOS OBJETO DE TRATAMIENTO: Nombre completo, número de identificación, dirección, Rut, empresa, teléfono, correo electrónico institucional de personas jurídicas y personal con personas naturales, cuenta bancaria y certificados tributarios.

TIPOLOGÍA:

En esta base de datos se contienen datos públicos y semiprivados.

MEDIO DE TRATAMIENTO:

Físico y Automatizado

DENOMINACIÓN BASE DE DATOS:

No. 6. CCTV:

Se entiende como una Base de Datos que se conforma mediante la recolección, almacenamiento, uso y circulación de los datos personales de las personas que son recolectados a través del sistema de vigilancia por parte de MAYORISTA DE MATERIALES S.A.S., en sus sedes propias o administradas.

DURACIÓN:

Los datos contenidos en esta base de datos son de duración definida de 15 hasta 20 días calendario, salvo cuando ocurre un incidente y ha sido requerido a través de autoridad competente como medio de prueba.

DATOS OBJETO DE TRATAMIENTO: Imagen por video y eventualmente fotografía.

TIPOLOGÍA Y MEDIO DE TRATAMIENTO

En esta base de datos se contienen datos semiprivados.

MEDIO DE TRATAMIENTO

Automatizado

8 Finalidades y tratamiento al cual serán sometidos los datos personales

Los datos personales, (entiéndase públicos, semiprivados, privados y sensibles), podrán ser recolectados, almacenados, usados y tratados por MAYORISTA DE MATERIALES S.A.S., de forma directa en su calidad de RESPONSABLE o a través de terceros como ENCARGADOS, para una o varias de las finalidades descritas de acuerdo a las necesidades del tratamiento y circulación mediante la recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización, supresión y eliminación en cumplimiento a los términos y condiciones plasmados en la presente política para la ejecución de las siguientes FINALIDADES:

Gestión de Clientes

En virtud del desarrollo de su objeto social de la compra, venta, importación, exportación, distribución y comercialización de toda clase de materiales y productos para la construcción y en general sobre la promoción de empresas, negocios y actividades que se relacionen con obras de parcelación y urbanización de tierras construcción y financiación de vivienda y edificaciones en general, MAYORISTA DE MATERIALES S.A.S, debe recolectar, almacenar, tratar y circular los datos personales de cada uno de los clientes pertenecientes a las líneas de negocio por medio de las cuales opera en procura de los diferentes procesos administrativos, comerciales, jurídicos y contables, en atención a buenas prácticas que permitan velar por un buen servicio a favor de los titulares en calidad de clientes.

La presente finalidad se aplica mediante transferencia y/o transmisión a la base de datos denominada “clientes” toda vez que los datos personales de los titulares son tratados en ejecución del servicio contratado con MAYORISTA DE MATERIALES S.A.S., a través de uno o varios de nuestros encargados

descritos en la presente política en el acápite No. 1 en la descripción de encargados, conocidos por el cliente en el momento de la contratación bien sea por ser un producto o servicio de importación o exportación, además por conocer las condiciones de aseguramiento, transporte, legalización de mercancías y trámites legales para la entrega del producto o servicio al cliente.

Se realiza un tratamiento de datos a modo de transmisión permanente cuando se trata de los encargados para el almacenamiento de la información como se describe en el en el acápite No.1.

MAYORISTA DE MATERIALES S.A.S., se reserva el derecho a conservar la información del cliente para fines probatorios y contables, por un término mínimo de (1) un año contado a partir de la solicitud de eliminación que EL CLIENTE haga ante el RESPONSABLE mediante revocatoria de la autorización al correo electrónico protecciondedatospersonales@mayoristademateriales.com.

Gestión de publicidad y mercadeo:

El tratamiento de los datos personales podrá realizarse por diferentes medios de comunicación como: correo electrónico, redes sociales, o cualquier otro canal de comunicación que sea conocido y consentido por el medio del cual se logre obtener o no el dato personal del titular para diseñar y desplegar las estrategias vinculadas al proceso de gestión de publicidad y mercadeo, que va dirigida a clientes, contratistas, aliados, proveedores y eventualmente empleados, para comunicarles entre otros sobre temas relevantes de la operación de la empresa, vender u ofrecer productos y servicios y cualquier otra actividad que sea previamente conocida y autorizada por el titular de los datos.

Para el proceso del desarrollo de las actividades de publicidad y mercadeo desplegadas por MAYORISTA DE MATERIALES S.A.S., Cuando se trate de datos correspondientes a niños, niñas y adolescentes, la recolección, tratamiento y circulación será autorizada por medio del representante legal del menor.

Gestión de Proveedores

MAYORISTA DE MATERIALES S.A.S., realizará el tratamiento de los datos personales para los fines relacionados con el desarrollo del proceso de gestión contractual bajo la normativa vigente para el suministro de bienes y/o servicios que se requiera para el funcionamiento y ejecución del objeto social y comercial de MAYORISTA DE MATERIALES S.A.S.

Los datos personales de los titulares son tratados en ejecución del servicio contratado por MAYORISTA DE MATERIALES S.A.S., a través de uno o varios de nuestros encargados descritos en la presente política, acápite No. 1 “encargados”, que son datos para conocer a los proveedores en el momento de formalización de la contratación.

Los proveedores se encuentran vinculados mediante contrato de prestación de servicios generales, suministro, compraventa, consignación entre otros que en futuro se suscriban, y constituyen parte de la base de datos la persona natural que representa la persona jurídica y la persona jurídica independiente.

Esta base de datos permite gestionar la información y datos de los proveedores para compras, pagos, retención, validación de seguridad social, suscripción de contratos.

Gestión Humana

En el desarrollo de sus procesos MAYORISTA DE MATERIALES S.A.S., recolecta información de personas naturales para la selección de personal con la finalidad de realizar estudio de hojas de vida y posterior contratación. La recolección realizada por MAYORISTA DE MATERIALES S.A.S., se hace mediante envío directo y voluntario de la hoja de vida por parte de los aspirantes a empleo al correo electrónico autorizado para ello, en forma física, mediante referido, por medio de plataformas de búsqueda de empleo o mediante envío realizado por universidades, todas estas previamente autorizando y facultando a MAYORISTA DE MATERIALES S.A.S., para el tratamiento de estos, en el proceso de selección.

Igualmente, en el momento de la contratación los datos personales serán tratados con la finalidad de dar cumplimiento a las obligaciones establecidas contractualmente de carácter laboral, así como también brindarles beneficios empresariales tales como: capacitaciones, pólizas de seguros de vida, entre otros.

La presente finalidad se aplica mediante transferencia y/o transmisión a la base de datos denominada “empleados” toda vez que los datos personales de los titulares son tratados en ejecución del contrato de trabajo con MAYORISTA DE MATERIALES S.A.S., a través de uno o varios de nuestros encargados descritos en la presente política en el acápite No. 1 en la descripción de encargados, conocidos por el empleado en el momento de la contratación debido a los procesos de importación y exportación realizados por la compañía para el desarrollo de su objeto social.

Se realiza un tratamiento de datos a modo de transmisión permanente cuando se trata de los encargados para el almacenamiento de la información como se describe en el en el acápite No.1. de la presente política.

Además, el empleado reconoce que MAYORISTA DE MATERIALES S.A.S., podrá evaluar a sus empleados para reducir el riesgo asociado al personal vinculado en cumplimiento del sistema de seguridad y salud en el trabajo.

En todo caso, quien se encuentra en proceso de selección o ya se encuentre vinculado autoriza el uso de sus datos personales por parte de MAYORISTA DE MATERIALES S.A.S., para confirmar la información relevante suministrada por el candidato y/o vinculado.

En la finalidad de gestión humana vinculada a la base de datos de “empleados” se le asocia el tratamiento de datos personales realizado sobre vinculación de personas en la modalidad de contratas bajo contrato de prestación de servicios profesionales o generales, siendo esencial la ejecución de la presente finalidad vinculada a: pagos, seguridad social, contrato, retención en la fuente, evaluación de contratista para ingreso y salida al finalizar el servicio.

Contabilidad y facturación

La recolección y tratamiento de los datos personales y/o corporativos por MAYORISTA DE MATERIALES S.A.S., se realiza para el desarrollo de los diferentes procesos de contabilidad y facturación de acuerdo con su objeto social y alianzas comerciales estratégicas., que incluyen emisión de factura electrónica, reporte en información exógena, gestión de cartera, presentación de informes contables, presentación de impuesto de IVA, Retención en la fuente y declaración de renta. Esta finalidad puede variar respecto de las obligaciones tributarias, fiscales y contables que sea dispuestas por norma.

Gestión De Socios:

En pro de una adecuada gestión administrativa se realizará la recolección y tratamiento de los datos personales de cada uno de los socios que integran MAYORISTA DE MATERIALES S.A.S., para el desarrollo de las actividades propias que se vinculan a la calidad de socios de una empresa como lo indica el código de comercio colombiano y normas posteriores que lo integren, adicionen, modifiquen y deroguen.

Gestión Compras Nacionales, Internacionales e Importaciones:

La recolección y tratamiento de los datos personales y/o corporativos de los proveedores nacionales e internacionales se realiza por MAYORISTA DE MATERIALES S.A.S., para el desarrollo del proceso de compras en el cual además de insumos esenciales para la compañía se realiza la compra de maquinaria, equipos, insumos o materia prima, mobiliario y en general bienes comercializados por MAYORISTA DE MATERIALES S.A.S.,, de acuerdo con su operación comercial como empresa representante de marcas internacionales para el mercado colombiano, compras que al realizarse de manera internacional, desencadenan necesariamente el trámite de importación el cual se realiza de acuerdo con la normatividad vigente para ello.

Seguridad en instalaciones y Circuito Cerrado de Televisión

El registro mediante el sistema de video vigilancia con captación de imagen de las personas que se encuentran en las instalaciones de MAYORISTA DE MATERIALES S.A.S.,, se realiza con el objetivo de velar por la seguridad de la entidad, de los aspirantes a empleo, empleados, contratistas, proveedores generales y de servicios, clientes permanentes y prospecto y en general de cualquier visitante de las instalaciones de MAYORISTA DE MATERIALES S.A.S., tal captación de imagen se realiza previo aviso ubicado en la entrada de las instalaciones de MAYORISTA DE MATERIALES S.A.S., y los datos recolectados son almacenados en el servidor propio.

8.1 Tratamiento y Finalidad ante Datos Sensibles:

Por el uso, goce y funcionalidad de MAYORISTA DE MATERIALES S.A.S., eventualmente podrían recolectarse datos personales de categoría sensibles de las personas con las que se posee relación, sea o no contractual, los cuales tienen un especial tratamiento y protección, podrá hacerse uso de estos datos sensibles cuando:

El Titular o su representante legal, entiéndase quien ejerce la patria potestad, custodia, curaduría y/o tutoría haya dado su autorización explícita, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización. Derecho del titular que se fundamenta en el art. 2.2.2.25.2.3. del decreto 1074 de 2015.
El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular o su representante legal, entiéndase quien ejercer la patria potestad, custodia, curaduría y/o tutoría y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
Cuando los datos sean obtenidos válidamente de una entidad de cualquier naturaleza y que por su cuenta y riesgo posea los datos personales, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular.
El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

El tratamiento de datos sensibles se sujeta a las condiciones que establece la ley 1581 de 2012 y el decreto 1074 de 2015, siempre y cuando se obtenga la autorización previa, expresa e informada del Titular de estos, la cual será obtenida de forma escrita, por medio físico o digital o grabación magnetofónica, y, en consecuencia, deberá quedar el soporte probatorio de la obtención de la autorización, desde el momento mismo del otorgamiento y la posterior consulta.

9 Información de niños, niñas y adolescentes

El tratamiento de datos de menores de edad en MAYORISTA DE MATERIALES S.A.S., se encuentra prohibido, salvo si se realiza contando con la autorización previa, expresa e informada de los padres, siempre y cuando no se ponga en riesgo la prevalencia de sus derechos fundamentales e inequívocamente responda a la realización del principio de su interés superior, teniendo en cuenta que sus actuaciones deben ser realizadas a través de sus padres o por quienes tengan la patria potestad del menor o su representación legal.

La anterior limitación a la información de los niños, niñas y adolescentes está proscrita de todo tratamiento por la Ley 1581 de 2012, salvo autorización previa de quien represente sus derechos e intereses personales, MAYORISTA DE MATERIALES S.A.S., solicitará a estos la autorización previa, expresa e informada para el tratamiento de los datos de menores de edad para las finalidades descritas en esta política.

10 Revelación de datos personales e información:

Los datos personales e información se podrán compartir sin necesidad de autorización previa en los siguientes casos regulados por la ley:

Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
Datos de naturaleza pública.
Casos de urgencia médica o sanitaria.
Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

11 Derechos de los Titulares

De acuerdo con lo contemplado en el marco normativo de protección de datos personales, los Titulares de los datos podrán en cualquier momento ejercer los siguientes derechos consagrados en la ley 1581 de 2012.

Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales en aquellos eventos en que MAYORISTA DE MATERIALES S.A.S., es responsable del tratamiento; el Titular podrá ejercer este derecho frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
Solicitar prueba de la autorización otorgada a MAYORISTA DE MATERIALES S.A.S., mediante cualquier medio válido, salvo en los casos definidos por la Ley 1581 de 2012 que no es necesaria la Autorización.
Ser informado por MAYORISTA DE MATERIALES S.A.S., previa solicitud, respecto al uso que ha dado a sus datos personales.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012. El Titular debe tener en cuenta que previamente deberá agotar el trámite de reclamo o consulta ante MAYORISTA DE MATERIALES S.A.S.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

Los derechos de los Titulares antes mencionados podrán ejercerse por las siguientes personas: a. El Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición MAYORISTA DE MATERIALES S.A.S., El representante legal, tutor, curador y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento. b. Los causahabientes del Titular, quienes deberán acreditar tal calidad.

Cualquier autoridad judicial o administrativa, que por su naturaleza jurídica y dedicación en frente del Estado pueda exigir el cumplimiento de uno o varios o todos los derechos que tiene el Titular.

12 Deberes de los RESPONSABLES y/o ENCARGADOS en el tratamiento de los datos personales

MAYORISTA DE MATERIALES S.A.S., actuando como RESPONSABLE o ENCARGADO del tratamiento y circulación de datos personales que ha obtenido a nombre propio, por cuenta de un tercero o a nombre de un tercero, realiza el tratamiento a través de un canal de comunicación en modalidad de correo electrónico institucional, asignado a un usuario perteneciente a la empresa y denominado como oficial de datos personales, quien siempre contará con soporte del área de protección de datos personales, motivo por el cual el titular conoce y acepta previamente, el tratamiento de sus datos a través del correo electrónico institucional que se presenta a continuación: protecciondedatospersonales@mayoristademateriales.com; además, MAYORISTA DE MATERIALES S.A.S., cuenta con canales de atención en modalidad de línea telefónica (604) 448 8284, el sitio web oficial: www.mayoristademateriales.com y sede física principal ubicada en la Carrera 50 No. 41 – 85, Medellín – Antioquia – Colombia, pudiendo realizar el tratamiento autorizado por el Titular del dato personal directamente o delegar a un tercero quien será ENCARGADO del tratamiento de los datos personales, que se contengan en bases de datos, banco de datos y archivos físicos y digitales, con la finalidad de realizar las gestiones tecnológicas, administrativas y operativas a través de planes, programas y proyectos conexos o directos que se encuentren a cargo de la empresa MAYORISTA DE MATERIALES S.A.S., especialmente indicando que cuando existan datos personales de niños, niñas y adolescentes, los canales de comunicación serán los que disponga la empresa bajo las condiciones tecnológicas y de seguridad que se divulguen en la presente política en lugar físico de su empresa visible a los Titulares de los datos personales y previamente conocidos por el representante legal, que ejerce la patria potestad, custodia, curaduría y/o tutoría, del menor toda vez que serán sometidos a la categoría de datos sensibles y de especial protección, debiéndose preservar un mayor cuidado al tratamiento de sus datos personales.

MAYORISTA DE MATERIALES S.A.S., en su calidad de RESPONSABLE y/o ENCARGADO del tratamiento y circulación de los datos personales deberá facilitar los canales de atención a las personas naturales que así lo requieran, para consultar, verificar, rectificar, modificar y actualizar sus datos personales o pedir que el RESPONSABLE o ENCARGADO lo realice directamente.

12.1 Deberes de los responsables del tratamiento

En el tratamiento y protección de datos personales, se tendrán como obligatorios los deberes prescritos en la legislación vigente y que fundamentan el tratamiento de los datos personales, las finalidades, la autorización, el tratamiento y circulación a cargo del RESPONSABLE, el uso y aplicación de los canales de comunicación que especialmente se identifican en el diseño y aplicación de los procedimientos que se relacionan en el numeral catorce (14) de la presente política y de acuerdo a la regulación de la Ley 1581 de 2012, así:

“Artículo 17. Deberes de los responsables del Tratamiento. Los responsables del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad:

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data; b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;

c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada; g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley; i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley; k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos; l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares. o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.”

12.2 Deberes de los encargados del tratamiento

En el tratamiento y protección de datos personales, se tendrán como obligatorios los deberes prescritos en la legislación vigente y que fundamentan el tratamiento de los datos personales, las finalidades, la autorización, el tratamiento y circulación a cargo de los ENCARGADOS, el uso y aplicación de los canales de comunicación que especialmente se identifican en el diseño y aplicación de los procedimientos que se relacionan en el numeral catorce (14) de la presente política y de acuerdo a la regulación de la Ley 1581 de 2012, así:

“Artículo 18. Deberes de los Encargados del Tratamiento. Los Encargados del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad:

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data; b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley;
d) Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;

e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley;
f) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares;
g) Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la presente ley;
h) Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;
i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella; k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares; l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Parágrafo. En el evento en que concurran las calidades de responsable del Tratamiento y Encargado del Tratamiento en la misma persona, le será exigible el cumplimiento de los deberes previstos para cada uno.”

13 Canales de atención al Titular

El Titular o representante y/o apoderado del Titular puede tramitar las peticiones, consultas y reclamos de manera directa, expresa, inequívoca y por escrito al oficial de datos personales de MAYORISTA DE MATERIALES S.A.S., aportando siempre la documentación de prueba.

Datos de contacto con el Oficial de Datos Personales:

Área encargada: Oficial de datos MAYORISTA DE MATERIALES S.A.S. Dirección: Carrera 50 No. 41 – 85, Medellín – Antioquia – Colombia Correo electrónico: protecciondedatospersonales@mayoristademateriales.com Teléfono: (604) 448 8284

14 Procedimientos para el ejercicio de los derechos de los Titulares de la información:

El Titular de los datos o su representante y/o apoderado, puede ejercer sus derechos a consultar, actualizar, rectificar, suprimir y revocar la autorización bajo el siguiente procedimiento:

La solicitud debe presentarse por medio escrito, sea físico o digital, en la oficina principal de MAYORISTA DE MATERIALES S.A.S., ubicada en la Carrera 50 No. 41 – 85, Medellín – Antioquia – Colombia, en el horario de lunes a viernes de 07:00am a 05:00pm y sábados de 07:00am a 01:00pm o al correo protecciondedatospersonales@mayoristademateriales.com

La solicitud debe contemplar los siguientes requisitos:

Nombre completo del Titular de la Información con identificación respectiva. b. En caso de no ser el Titular, el representante y/o apoderado del Titular, debe adjuntar constancia de previa acreditación de la representación o apoderamiento.
Adjuntar fotocopia del documento de identificación del Titular de los datos. d. Descripción de los hechos que dan lugar a la solicitud.
Direccion y teléfono de contacto para dar respuesta a la solicitud.

14.1 Procedimiento de CONSULTA

14.1.1 Objetivo

Dar a conocer al Titular de la información o a sus causahabientes los pasos que deberá llevar a cabo para consultar la información que sobre él exista en las bases de datos de MAYORISTA DE MATERIALES S.A.S., o sus Encargados que en la actualidad realice un tratamiento de los datos personales del Titular.

14.1.2 Ejecución del procedimiento

Realizar la consulta específica a través de los canales dispuestos por MAYORISTA DE MATERIALES S.A.S., o sus encargados, descritos en la Política de tratamiento de datos personales, para que el Titular pueda hacer ejercer sus derechos.
MAYORISTA DE MATERIALES S.A.S., a través del Oficial de protección de datos personales, responsable entre otras de la atención de peticiones, consultas o reclamos, recibirá la consulta por parte del Titular o causahabiente e iniciará la gestión correspondiente para dar respuesta en un plazo no mayor a 10 días hábiles, contados a partir de la fecha de recibida la misma. Solo en caso de no ser posible atender la consulta dentro de los 10 días hábiles, informará al Titular o a su causahabiente explicándole las causas de la demora, e informando la nueva fecha en que se atenderá la consulta, la cual no podrá ser superior a 5 días hábiles.
El Titular podrá solicitar a MAYORISTA DE MATERIALES S.A.S., una copia de la consulta realizada como evidencia de realización de la misma.

“ARTICULO 16. Requisito de procedibilidad. El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el RESPONSABLE del Tratamiento o Encargado del Tratamiento”. (Ley 1581 de 2012).

14.2 Procedimiento para ejercer RECLAMOS de corrección, actualización, supresión de información o revocatoria de la autorización

14.2.1 Objetivo

Dar a conocer al Titular de la información o a sus causahabientes los pasos que deberá llevar a cabo para consultar la información que sobre él exista en las bases de datos de MAYORISTA DE MATERIALES S.A.S. o sus Encargados que en la actualidad realice un tratamiento de los datos personales del Titular.

14.2.2 Ejecución del procedimiento

Realizar el reclamo específico a través de los canales dispuestos por MAYORISTA DE MATERIALES S.A.S. y descritos en la Política de tratamiento de datos personales, para que el Titular pueda hacer ejercer sus derechos.
El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a MAYORISTA DE MATERIALES S.A.S., con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo, por mandato de la Ley. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

“ARTICULO 16. Requisito de procedibilidad. El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento”. (Ley 1581 de 2012).

15 Medidas de seguridad para la protección y privacidad de la información

MAYORISTA DE MATERIALES S.A.S., se compromete a adoptar las medidas de seguridad impartidas por las Superintendencia de Industria y Comercio acorde al artículo 2.2.2.25.3.7. del decreto 1074 del 2015 para el tratamiento de datos personales.

No obstante, lo anterior, MAYORISTA DE MATERIALES S.A.S., en su proceso de mejora continua establece controles que permitan en la medida de lo posible conservar la información y su contenido para limitar el acceso de terceros no autorizados.

16 Modificaciones a la presente política de protección y tratamiento de datos

MAYORISTA DE MATERIALES S.A.S., se reserva el derecho de modificar la presente política según lo requiera para su funcionamiento y cumplimiento normativo. No obstante, lo anterior, en caso de haber cambios sustanciales en el contenido de las políticas de privacidad y tratamiento de datos se dará a conocer su última versión a través de medios físicos y/o electrónicos autorizados por usted.

De presentarse cambios en lo que refiere a la finalidad del tratamiento, MAYORISTA DE MATERIALES S.A.S., solicitará una nueva autorización del Titular de los datos; a través de comunicado directo enviado a los aspirantes a empleo, empleados, contratistas, proveedores generales y de servicios, clientes y en general a los titulares de los datos que componen a MAYORISTA DE MATERIALES S.A.S., Si en el término de treinta (30) días hábiles, contado a partir de la implementación de cualquiera de los mecanismos de comunicación descritos anteriormente, el Titular no ha contactado al RESPONSABLE o ENCARGADO para solicitar la supresión de sus datos personales en los términos de la presente política, MAYORISTA DE MATERIALES S.A.S.,, podrá continuar realizando el Tratamiento de los datos contenidos en sus bases de datos para las finalidades indicadas.

17 Transmisión y transferencia internacional de datos e información personales.

MAYORISTA DE MATERIALES S.A.S., en su calidad de RESPONSABLE y/o ENCARGADO del tratamiento y circulación de los datos personales, tiene la disponibilidad de transferencia y/o transmisión de bases de datos personales a nivel nacional e internacional, la cual queda sujeta al cumplimiento de la legislación especial dada por el Gobierno Nacional en cuanto a Exportación e Importación de bienes tales como maquinaria, equipos, insumos, mobiliario y en general bienes comercializados por MAYORISTA DE MATERIALES S.A.S., de acuerdo con su operación comercial como empresa representante de marcas internacionales para el mercado colombiano, y además el cumplimiento de las siguientes condiciones y términos:

Cuando se trate de transferencia de datos personales a nivel internacional, probar que la legislación donde se ubica el destinatario de los datos contemple una protección adecuada de datos personales y la suscripción del contrato de transmisión de datos personales. Cuando se trate de transferencia de datos personales a nivel nacional, la implementación de datos personales para su tratamiento y la suscripción del acuerdo de protección de datos personales que el responsable de la información disponga, garantizando el cumplimiento de la presente política y la ley.
Dar tratamiento a nombre de la empresa MAYORISTA DE MATERIALES S.A.S.,, en calidad de RESPONSABLE y/o ENCARGADO de la información de los datos personales, recolectados en medios físicos o digitales a través del enlace contáctenos, dispuesto en la página www.protecciondedatospersonales@mayoristademateriales.com de propiedad de la antes indicada o en medio físico por medio de canales de información física y digital, e identificarse como el ENCARGADO de los datos personales, respetando en todo caso la finalidad y libertad que le fue notificada al momento de la recolección.
Preservar confidencialidad respecto del tratamiento de datos personales e identificar la relevancia que poseen los datos personales para haber sido solicitados.
Identificar el tratamiento y finalidad dado a los datos personales, además de identificar los riesgos potenciales que se causen sobre los derechos de los titulares, necesariamente siendo idénticos a los que establece el RESPONSABLE y/o ENCARGADO mediante la presente política de tratamiento y protección de datos personales.
Identificar los procedimientos, reglamentos y políticas de tratamiento dada a los datos personales contenidos en las bases de datos suministradas Para la transferencia internacional de datos personales de los titulares, MAYORISTA DE MATERIALES S.A.S., en calidad de RESPONSABLE y/o ENCARGADO del tratamiento y circulación de los datos personales, tomará las medidas necesarias para que los terceros conozcan y se comprometan a observar la presente política, bajo el entendido que la información personal que reciban, únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente relacionados con la empresa MAYORISTA DE MATERIALES S.A.S.,, y solamente mientras la transferencia perdure no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente del inicialmente informado. Para la transferencia internacional de datos personales se observará lo previsto en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.
Las transmisiones internacionales de datos personales que se efectúen no requerirán ser informadas al titular ni contar con su consentimiento cuando medie un contrato de transmisión de datos personales de conformidad al artículo 2.2.2.25.5.2. del Decreto 1074 de 2015, teniendo en cuenta que se posee autorización previa para el tratamiento y circulación de los datos.
También podrá intercambiar información que sea o contenga datos personales, con las autoridades gubernamentales o públicas de otro tipo (incluidas, entre otras autoridades judiciales o administrativas, autoridades fiscales y organismos de investigación penal, civil, administrativa, disciplinaria y fiscal), y terceros participantes en procedimientos legales civiles y sus contadores, auditores, abogados y otros asesores y representantes, porque es necesario, apropiado, cumple con las preceptivas legales que regulan la materia y cumplen con la presente política.

Las libertades descritas en el presente inciso a cargo de la empresa MAYORISTA DE MATERIALES S.A.S., en su calidad de RESPONSABLE y/o ENCARGADO del tratamiento y circulación de los datos personales, tiene como fin:

7.1. Para cumplir con las leyes vigentes, incluidas las leyes distintas a las de su país de residencia;

7.2. Para cumplir con procesos jurídicos;

7.3. Para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno, distinta a las de su país de residencia;

7.4. Para hacer cumplir nuestros términos y condiciones;

7.5. Para proteger nuestras operaciones;

7.6. Para proteger nuestros derechos, privacidad, seguridad o propiedad, los suyos o los de terceros;

7.7. Obtener las indemnizaciones aplicables o limitar los daños y perjuicios que nos puedan afectar.

18 Registro Nacional de Base de Datos

MAYORISTA DE MATERIALES S.A.S., manifiesta, que, al momento de la adopción de la presente actualización, en su versión 2, de la política para el tratamiento de datos personales, y en virtud del decreto 90 de enero 18 de 2018, se encuentra en nivel de cumplimiento respecto del registro Nacional de bases de datos en el directorio público, que opera en el país.

De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012, fundamento al cual procederá de acuerdo con la normatividad vigente y la reglamentación que expidió el Gobierno Nacional mediante el decreto 886 de 2014, circular 02 de 2015, Decreto 1074 de 2015, Decreto 1759 de noviembre de 2016, circular 01 de enero de 2017, decreto 90 de 2018 y circular 3 de agosto de 2018, la compañía manifiesta que se encuentra comprometido en realizar el registro de sus bases de datos y bancos de datos nuevas, además de actualizar cambios sustanciales en las ya existentes ante El Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) operador por la Superintendencia de Industria y Comercio.

El RNBD, constituye el directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país; y que será de libre consulta para los ciudadanos, pudiendo consultar el registro realizado por MAYORISTA DE MATERIALES S.A.S. mediante el enlace https://rnbd.sic.gov.co/sisi/consultaTitulares/consultas/.

19 Entrada en vigor

La presente política de protección y tratamiento de datos personales en su versión No. 2 rige a partir de su publicación, dada el 18 de octubre de 2022.

Adopta,

Original firmado

_____________________________________________

JORGE EDUARDO ALZATE MONTOYA

Representante Legal

MAYORISTA DE MATERIALES S.A.S.

NIT No. 900.159.362 – 1

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